Длъжностното лице по регистрацията постановява мотивиран отказ, когато не е налице някое от предвидените в чл. 21 на Закона за търговския регистър и регистъра на юридическите лица с нестопанска цел /ЗТРРЮЛНЦ/ когато :
1. не е спазена формата и реда за подаване на заявление за исканото вписване, заличаване или обявяване;
2. заявеното обстоятелство не подлежи на вписване или ако подлежи на вписване веч не е вписано в регистъра както и когато представеният акт не подлежи на обявяване или вече е обявен в търговския регистър и регистъра на юридическите лица с нестопанска цел;
3. заявлението не изхожда от оправомощено лице;
4. към заявлението не са приложени всички документи съгласно изискванията на закон, съответно подлежащият на обявяване акт;
5. съществуването на заявеното за вписване обстоятелство и съответствието му със закона не се установяват от представените документи или подлежащият на обявяване акт не отговаря по външните си белези на изискванията на закона;
6. е представена декларация от заявителя по чл. 13, ал.4 от ЗТРРЮЛНЦ
7. друго лице има права върху фирмата или наименованието и те отговарят на изискванията на чл. 7 , ал. 2 от ТЗ /наименованието да отговаря на истината, да не въвежда в заблуждение и да не накърнява обществения ред и морала, да бъде изписано на български език ,фирмата не може да бъде идентична или сходна със защитена марка, освен ако търговецът има права върху нея/
8. документите, които по силата на закон се съставят с нотариално удостоверен подпис или с нотариално удостоверен подпис и съдържание, не са въведени в базата данни на Информационната система по чл. 28б от Закона за нотариусите и нотариалната дейност и представените документи не съответстват на въведените данни за тях в Информационната система;
9. не е платена дължимата държавна такса.
Отказът се връчва на заявителя незабавно след постановяването му по реда на Гражданския процесуален кодекс. Съобщението обикновено се връчва чрез препоръчано писмо с обратна разписка на адреса, който е посочен в заявлението за вписване или на адреса на електронна поща на заявителя, ако той е дал изрично съгласие за това. Във втория случай потвърждаване на получаването на отказа не се изисква.